企業郵箱如何創建部門和用戶
外貿公司開通企業郵箱主要有以下原因:
- 展示專業形象:企業郵箱使用企業域名作為后綴,如員工姓名@公司域名,看起來更專業,能贏得客戶的信任,也是對企業網站的一種宣傳,有助于加深客戶對品牌的印象。而使用免費郵箱可能會給客戶留下不專業的印象,甚至讓客戶對公司的規模和實力產生質疑。
- 保證工作交接順利:外貿公司員工流動較為頻繁,使用企業郵箱可以在員工離職時順利交接給其他員工,不會中斷與客戶的聯系,保證客戶服務的連續性,減輕員工變動給業務帶來的影響。如果使用個人郵箱,員工離職后可能會帶走客戶資源,給公司造成損失。
- 提升團隊協作效率:企業郵箱通常包含日歷共享、文件共享等協作工具,方便團隊成員之間共享信息、討論問題,無論在哪里都能保持同步,有助于提升團隊的工作效率和協作效果。
- 增強信息安全性:相比個人郵箱,企業郵箱能提供更強大的安全措施,包括垃圾郵件過濾、病毒防護以及郵件加密等功能,可保護企業信息不被泄露,降低因郵件延遲、丟失或被攔截等導致的生意失敗風險。另外,專業的企業郵箱服務商通常會提供相對穩定的服務保障。
- 避免郵件被屏蔽:國外企業辦公使用郵件非常頻繁,而中國被一些國家視為郵件垃圾大國,很多免費郵箱的郵件可能會被海外郵件系統屏蔽,導致無法收到海外客戶的郵件。而企業郵箱在反垃圾郵件方面通常有更好的技術和策略,能減少郵件被誤判為垃圾郵件的可能性,確保與海外客戶的溝通順暢。
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